Adatvédelmi tájékoztató

A természetes személyeknek, a személyes adataik kezelése során történő védelméről az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (a továbbiakban: Rendelet) intézkedik. Előírja, hogy az Adatkezelő megfelelő intézkedéseket hozzon annak érdekében, hogy az érintett a személyes adatok kezelésére vonatkozó, minden egyes tájékoztatást megkapjon.

E Tájékoztatóval a jogszabályi kötelezettségünknek teszünk eleget.

Irányadó, kivonatos fogalom-meghatározások:

személyes adat: a természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ, adat, mely alapján beazonosítható

adatkezelés: a személyes adatokon végzett bármely művelet

adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, stb., amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza

adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel

az érintett hozzájárulása: az érintett akaratának önkéntes kinyilvánítása, amellyel beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez

adatvédelmi incidens: az adatvédelmi biztonság sérülése Továbbá: „Társaság” kifejezés alatt a NAGOYA Kft-t kell érteni.

Általános információ

Az adatvédelemre vonatkozó teljes szabályozást az E 1-2 Adatkezelési eljárás GDPR 2018 tartalmazza.

A Társaság az Általános adatvédelmi tájékoztatóját a honlapján, és a telephelyén a Tájékoztató táblákon kihelyezi, elérhetővé teszi.

Az adatvédelmi tevékenység

A Társaságunk kinyilvánítja, hogy adatkezelési tevékenységét – a megfelelő belső szabályok, technikai és szervezési intézkedések megvalósításával – úgy végzi, hogy megfeleljen az adatvédelmi rendeletnek.

Az adatvédelmi tevékenység kockázatértékelése

A Társaság a kockázatértékelés során – az eredmény függvényében – meghozza a szükséges intézkedéseket az adatvédelemmel kapcsolatos kockázatok csökkentésére.

Tájékoztatás az egyes adatkezelésekről

A Társaságunk, mint Adatkezelő főbb adatkezelési tevékenységei, adatkezelési célok szerint: A munkaviszonnyal összefüggő, főbb adatkezelések:

• Munkaügyi, személyzeti nyilvántartás
• A munkavállalói alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatos adatkezelés
• Felvételre jelentkező munkavállalók adatainak kezelése (pályázatok, önéletrajzok)
• A munkáltató által biztosított eszközök ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
• A munkahelyi kamerás megfigyeléssel kapcsolatos adatkezelés

A szerződő partnerekkel összefüggésben az alábbi főbb adatkezeléseket végzi:

• Ügyféladatok: szerződő partnerek (vevők, szállítók) kapcsolattartóinak adatkezelése (név, beosztás, telefonszám, E-mail cím)

A jogi kötelezettség teljesítése jogcímén az alábbi főbb adatkezeléseket végzi:

• Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából

Az adatkezelés jogalapja

A személyes adatok kezelése az alábbi jogalapok szerint lehetségesek:

1. az érintett hozzájárulását adta
2. az adatkezelés szerződés teljesítéséhez szükséges
3. az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges
4. az adatkezelés az érintett létfontosságú érdekeinek védelme miatt szükséges
5. az adatkezelés közérdekű vagy közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében szükséges
6. az adatkezelés az adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges.

Az adatkezelés jogszerűségének biztosítása

Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján

A Társaság az adatkezelés megkezdése előtt tájékoztatja az érintettet (nyilvánosan is elérhető formában) az adatai kezelésével kapcsolatos tényekről, az adatkezelés céljáról és jogalapjáról. Ha az érintett a hozzájárulását adja a Nyilatkozat aláírásával, akkor a Társaság a meghatározott célok érdekében végzi az adatkezelést. A hozzájárulás visszavonására is van lehetősége az érintetnek.

Hozzájárulásnak minősül az is, ha az érintett a Társaság internetes honlapján megadja a hozzájárulását.

Az adatokat a Társaság a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezeli.

A felvételre jelentkező munkavállalók adatainak kezelése, pályázatok, önéletrajzok esetében: a természetes személy neve, születési ideje, helye, lakcíme, képesítési dokumentumok, telefonszám, e-mail cím, a jelentkezőről készített munkáltatói feljegyzés adatok kerülnek rögzítésre, amennyiben a jelentkező ezeket az adatokat megadta. Az adatok kezelésének célja: jelentkezés, pályázat elbírálása, a kiválasztottal munkaszerződés kötése. Az érintettet tájékoztatja arról, ha a munkáltató nem őt választotta.

Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása (az is hozzájárulás, ha valaki pályázatot ad be)

A személyes adatok tárolásának időtartama: A jelentkezés során rögzített adatok a pályázat elbírálásáig kerülnek megőrzésre. A ki nem választott jelentkezők személyes adatait törli a Társaság.

Alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatos adatkezelés célja, az adott beosztás betöltésére való egészségügyi alkalmasság elbírálása, a munkaviszonyra vonatkozó szabály szerint. A kezelhető személyes adatok köre: a munkaköri alkalmasság ténye, és az ehhez szükséges feltételek. Az adatkezelés jogalapja: a munkáltató jogos érdeke. A személyes adatok kezelésének célja: munkaviszony létesítése, fenntartása, munkakör betöltése. A munkáltató csak azt az adatot kapja meg, hogy a munkakör betöltésére alkalmas-e vagy sem, illetve milyen feltételekkel.

A munkaügyi, személyzeti nyilvántartásban a munkáltató csak azokat a jogszabályokban meghatározott adatokat rögzíti és kezeli, amelyek a munkaviszony létesítéséhez, fenntartásához és megszüntetéséhez, illetve a szociális- jóléti juttatások biztosításához szükségesek.

Különleges adatok kezelése: A Társaság adó- és járulékkötelezettségek teljesítése (adó-, adóelőleg, járulékok megállapítása, bérszámfejtés, társadalombiztosítási ügyintézés) céljából kezeli azon érintettek – munkavállalók, családtagjaik, foglalkoztatottak, egyéb juttatásban részesülők – személyes adatait, akikkel kifizetői kapcsolatban áll.

A Társaság szabályozta a munkavállaló részére kizárólag munkaköri feladata ellátására átadott: számítógép, laptop, tablet, Céges mobiltelefon, munkahelyi internethasználat ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelést.

Társaság a székhelyén, a vagyonvédelem és a feladata ellátását szolgáló biztonság érdekében elektronikus megfigyelő rendszert – kamerát – alkalmaz, amely a kép rögzítését is lehetővé teszi. Személyes adatnak tekinthető az érintett magatartása is, amit a kamera rögzít. Ha nem járul hozzá, hogy Önről is felvétel készüljön, kérjük ne lépjen be a zárt területen belülre. Ráutaló magatartásnak minősül, ha a tájékoztató jelzés, vagy ismertetés ellenére a területre bemegy. A felvétel készítésére vonatkozóan tájékoztató jelzések hívják fel a figyelmet, mielőtt belépne. Az adatkezelés jogalapja: a munkáltató jogos érdekeinek érvényesítése. A rögzített felvételek – felhasználás hiányában – maximum 5 (öt) munkanapig kerülnek megőrizésre.

Szerződéshez kapcsolódó adatkezelések: Természetes személy szerződő partnerek és jogi személy ügyfelek, vevők, szállítók természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatait a Társaság jogi kötelezettség, valamint szerződés teljesítése jogcímen, adó és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából kezeli. Ezen személyes adatok tárolásának időtartama: az üzleti kapcsolat, illetve az érintett képviselői minőségének fennállását követő 5 év.

Adatbiztonsági intézkedések: A Társaság a személyes adatok biztonsága érdekében megteszi és megtette azokat a technikai és szervezési intézkedéseket, valamint kialakít olyan szabályokat, amelyek a Rendelet érvényre juttatásához szükségesek. A NAGOYA Kft. az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a véletlen vagy jogellenes megsemmisítés, elvesztés, stb. vagy jogosulatlan hozzáférés ellen. A Társaság a munkavállalókkal a személyes adatok kezelésére vonatkozóan titoktartási kötelezettséget ír elő. Az informatikai rendszereket tűzfallal védi, és vírusvédelemmel látja el.

Társaságunk adatkezelőként Adatfeldolgozót vesz igénybe és erről tájékoztatja az érintetteket.

Az adatvédelmi incidensek kezelése

Az adatbiztonság olyan sérülése esetén, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférését eredményezi, a Társaság szabályozott eljárás keretében kivizsgálja az incidenst és a szükséges intézkedéseket meghozza a kár enyhítésére. Adatvédelmi incidensek megelőzése, kezelése az ügyvezető feladata.

Adatvédelmi incidens bejelenthető a Társaság központi e-mail címén, telefonszámán.